方案簡述

本方案是針對政府、企業(yè)專門定制的一套無紙化辦公系統(tǒng)，本套系統(tǒng)在節(jié)約資源及環(huán)保的同時提高了會議的效率和方便性，減少會前準(zhǔn)備人員的工作，為參會人員提供便捷。

系統(tǒng)部署與管理較為方便，在總部部署一臺服務(wù)器即可實(shí)現(xiàn)各部門及各子公司的會議使用要求;針對會議流程和操作習(xí)慣進(jìn)行專業(yè)調(diào)研，實(shí)現(xiàn)良好的人機(jī)交互體驗(yàn)系統(tǒng)。

可實(shí)現(xiàn)的會議功能包括:會議預(yù)約、會議簽到、文件分發(fā)、同屏講解、審閱批注、投票表決、組織架構(gòu)管理等。

項(xiàng)目分析

節(jié)約浪費(fèi)綠色環(huán)保

每次會議用紙量不在少數(shù)，加上油墨使用、打印機(jī)等機(jī)器折舊，且會議用紙因保密等因素，會后基本無法再利用，耗材使用、浪費(fèi)嚴(yán)重。無紙化會議系統(tǒng)從源頭控制紙張、耗材的使用，真正實(shí)現(xiàn)綠色、節(jié)能、環(huán)保。

保密問題不再困擾

文件清退、銷毀等環(huán)節(jié)難免，會議上下發(fā)的保密文件資料，在會議結(jié)束后沒有及時回收，使得紙質(zhì)文件成為泄密的*大通道。

無紙化會議系統(tǒng)讓文件的一鍵上傳、一鍵歸檔、權(quán)限可讀、下載，讓文件簡單化，安全性、保密性大大提升。

會議資料無需打印、裝訂、分發(fā)、處理

每次會議，特別是大型會議，往往需要大量人力用于材料的準(zhǔn)備、打印、裝訂、分發(fā)、回收、銷毀，時間都浪費(fèi)在繁瑣而又“不可或缺”的雜事上。每有投票，更是要花費(fèi)大把的時間用于選票的制作、發(fā)放、回收、統(tǒng)計(jì)，效率極其低下。無紙化會議系統(tǒng)解放了大量的人力，解決了人員效率低下的問題，能夠快速的完成會議材料的分發(fā)和回收，快速完成投票并統(tǒng)計(jì)出投票結(jié)果，將時間節(jié)省出來更多用于會議的保障，也確保了會議的品質(zhì)。

設(shè)計(jì)思路

系統(tǒng)說明

參照以上需求分析，整個多功能會議室分為多個功能模塊，而管理員則在會議室內(nèi)通過控制面板、觸摸屏或計(jì)算機(jī)等控制這些功能模塊，達(dá)到所有系統(tǒng)中央集成的效果，具體系統(tǒng)圖如左側(cè)能夠?qū)崿F(xiàn)自動化程度高的智能化控制，盡量減少操作人員的操作復(fù)雜性，實(shí)現(xiàn)“一鍵到位” 式的控制方式：

→ 能夠控制無紙化顯示終端設(shè)備一體升降、開關(guān)

→ 能夠控制多路視頻信號實(shí)時上傳到投影儀

→ 能夠控制音量，進(jìn)行音量大小的調(diào)節(jié)功能

→ 能夠控制混合矩陣信號切換功能

→ 能夠控制會議室燈光的開關(guān)

→ 能夠控制電動窗簾的自動拉、合

→ 能夠控制攝像頭自動對準(zhǔn)發(fā)言人錄像

→ 能夠控制話筒桌面式隱藏升降

系統(tǒng)組成

產(chǎn)品介紹

無紙化功能介紹

客戶端專業(yè)版功能

客戶端是為所有與會人員提供的專業(yè)版系統(tǒng)功能：會議資料、會議簽到、會議記錄、投票表決、視頻點(diǎn)播、呼叫服務(wù)、電子白板、秘書管理、自由桌面。

簽到進(jìn)入

通過點(diǎn)擊【簽到進(jìn)入】按鈕登陸PC客戶端，將顯示所屬會議的相關(guān)信息，秘書端可統(tǒng)計(jì)和查看簽到人數(shù)

會議信息

該功能為參會人員提供了查看會議議題，及當(dāng)前參會人員，議題介紹信息，會議文稿，投票列表，投票名稱，投票狀態(tài)，投票類型。

議程文稿

會議文稿界面是*簡潔的界面，方便參會人員查看文檔信息，左側(cè)有畫筆批注等等功能，右側(cè)有一目了然的功能按鍵，強(qiáng)制同屏和發(fā)起同屏。

一鍵同屏

發(fā)起者退出當(dāng)前同屏對象的操作界面，可通過“演示跟隨”再次回到同屏界面。

批注查看

該功能顯示當(dāng)前會議人員對會議文檔己所做批注，點(diǎn)擊“閱讀” 按鈕可再次編輯。

人員簽到

該功能為參會人員提供了查看全體參會人員基本信息的功能，具體展現(xiàn)參會人員的座位號、姓名、公司名稱、職位和簽到時間。右側(cè)為本次會議人員簽到統(tǒng)計(jì)圖可投放大屏。

會議記錄

參會人員可通過會議記錄功能編寫自己所需要記錄的文字內(nèi)容，并可編輯、修改、刪除、保存和導(dǎo)出。左側(cè)為當(dāng)前會議人員會議列表，右側(cè)有手寫、鍵盤兩種模式。

投票表決

投票功能為表決和選舉進(jìn)行投票的功能。首先需要會議主持人進(jìn)行發(fā)起投票，然后參會人員可以選擇投票選項(xiàng)，點(diǎn)擊【實(shí)名】、【匿名】、【棄權(quán)】按鈕進(jìn)行操作。

呼叫服務(wù)

后臺提供了必備的茶、水、筆、紙等常用服務(wù)等呼叫，支持自定義呼叫內(nèi)容和呼叫服務(wù)人員。左側(cè)顯示為服務(wù)記錄以及服務(wù)當(dāng)前處理狀態(tài)。

視頻點(diǎn)播

用戶可本地播放會議視頻資料，并可通過“同屏播放”按鈕，通知其用戶共同播放該視頻，不需要增加解碼器和流媒體服務(wù)器，播放不卡機(jī)，不停頓，畫面流暢清晰。

資料導(dǎo)出

該功能提供參會人員可以選擇導(dǎo)出本次會議過程中個人所做會議批注和會議記錄。

電子白板

“電子白板”可提供多人白板互動功能，參會人員可以發(fā)起白板同步邀請，可將畫板動作同步到其他參與畫板同步的客戶端，支持多人同步以及控制個人和他人畫板筆跡顯示隱藏。

大屏投放

支持接收windows客戶端或者android客戶端投放內(nèi)容；支持會議簽到、投票表決等統(tǒng)計(jì)結(jié)果的發(fā)布；支持視頻直播、電子白板等內(nèi)容進(jìn)行投放。

會議標(biāo)語

支持會議室設(shè)置歡迎標(biāo)語，提升會議新形象！會議標(biāo)語時時更改，字體大小調(diào)節(jié)，字體顏色改變，背景圖案更換等等人性化功能。

一鍵關(guān)機(jī)

開會后的所有客戶端電腦，避免了人工每臺關(guān)機(jī)繁瑣，同時也避免了長時間不關(guān)電腦而產(chǎn)生的不可預(yù)測的風(fēng)險，更安全的保護(hù)會議環(huán)境。